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業(yè)務(wù)外包流程中存在的風險及管控措施

 業(yè)務(wù)外包流程主要包括：

   制定業(yè)務(wù)外包實施方案、審核批準、選擇承包方、簽訂業(yè)務(wù)外包合同、組織實施業(yè)務(wù)外包活動、業(yè)務(wù)外包過程管理、驗收、會計控制等環(huán)節(jié)。如下圖所示。該圖列示的業(yè)務(wù)外包流程適用于各類企業(yè)的一般業(yè)務(wù)外包，具有通用性。企業(yè)在實際開展業(yè)務(wù)外包時，可以參照此流程，并結(jié)合自身情況予以擴充和具體化。

二、各環(huán)節(jié)的主要風險點及管控措施

（一）制定業(yè)務(wù)外包實施方案制定業(yè)務(wù)外包實施方案，是指企業(yè)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)外包管理制度，結(jié)合確定的業(yè)務(wù)外包范圍，制定實施方案。該環(huán)節(jié)的風險主要是：企業(yè)缺乏業(yè)務(wù)外包管理制度，導(dǎo)致制定實施方案時無據(jù)可依；業(yè)務(wù)外包管理制度未明確業(yè)務(wù)外包范圍，可能導(dǎo)致有關(guān)部門在制定實施方案時，將不宜外包的核心業(yè)務(wù)進行外包；實施方案不合理、不符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點或內(nèi)容不完整，可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包失敗。

主要管控措施：第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包管理制度，根據(jù)各類業(yè)務(wù)與核心主業(yè)的關(guān)聯(lián)度、對外包業(yè)務(wù)的控制程度以及外部市場成熟度等標準，合理確定業(yè)務(wù)外包的范圍，并根據(jù)是否對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響對外包業(yè)務(wù)實施分類管理，以突出管控重點，同時明確規(guī)定業(yè)務(wù)外包的方式、條件、程序和實施等相關(guān)內(nèi)容。第二，嚴格按照業(yè)務(wù)外包管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)外包范圍、方式、條件、程序和實施等內(nèi)容制定實施方案，避免將核心業(yè)務(wù)外包，同時確保方案的完整性。第三，根據(jù)企業(yè)年度預(yù)算以及生產(chǎn)經(jīng)營計劃，對實施方案的重要方面進行深入評估及復(fù)核，包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務(wù)的成本效益及風險、外包合同期限、外包方式、員工培訓(xùn)計劃等，確保方案的可行性。第四，認真聽取外部專業(yè)人員對業(yè)務(wù)外包的意見，并根據(jù)其合理化建議完善實施方案。

（二）審核批準審核批準，是指企業(yè)應(yīng)當按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾蕵I(yè)務(wù)外包實施方案。該環(huán)節(jié)的主要風險是：審批制度不健全，導(dǎo)致對業(yè)務(wù)外包的審批不規(guī)范；審批不嚴格或者越權(quán)審批，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包決策出現(xiàn)重大疏漏，可能引發(fā)嚴重后果；未能對業(yè)務(wù)外包實施方案是否符合成本效益原則進行合理審核以及做出恰當判斷，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包不經(jīng)濟。

主要管控措施：第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包的審核批準制度。明確授權(quán)批準的方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定各層級人員應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越權(quán)限審批。同時加大對分公司重大業(yè)務(wù)外包的管控力度，避免因分公司越權(quán)進行業(yè)務(wù)外包給企業(yè)帶來不利后果。第二，在對業(yè)務(wù)外包實施方案進行審查和評價時，應(yīng)當著重對比分析該業(yè)務(wù)項目在自營與外包情況下的風險和收益，確定外包的合理性和可行性。第三，總會計師或企業(yè)分管會計工作的負責人應(yīng)當參與重大業(yè)務(wù)外包的決策，對業(yè)務(wù)外包的經(jīng)濟效益做出合理評價。第四，對于重大業(yè)務(wù)外包方案，應(yīng)當提交董事會或類似權(quán)力機構(gòu)審批。

（三）選擇承包方選擇承包方，是指企業(yè)應(yīng)當按照批準的業(yè)務(wù)外包實施方案選擇承包方。該環(huán)節(jié)的主要風險是：承包方不是合法設(shè)立的法人主體，缺乏應(yīng)有的專業(yè)資質(zhì)，從業(yè)人員也不具備應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)資格，缺乏從事相關(guān)項目的經(jīng)驗，導(dǎo)致企業(yè)遭受損失甚至陷入法律糾紛；外包價格不合理，業(yè)務(wù)外包成本過高導(dǎo)致難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢；存在商業(yè)賄賂等舞弊行為，導(dǎo)致相關(guān)人員涉案。

主要管控措施：第一，充分調(diào)查候選承包方的合法性，即是否為依法成立、合法經(jīng)營的專業(yè)服務(wù)機構(gòu)或經(jīng)濟組織，是否具有相應(yīng)的經(jīng)營范圍和固定的辦公場所。第二，調(diào)查候選承包方的專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實力及其從業(yè)人員的職業(yè)履歷和專業(yè)技能。第三，考察候選承包方從事類似項目的成功案例、業(yè)界評價和口碑。

第四，綜合考慮企業(yè)內(nèi)外部因素，對業(yè)務(wù)外包的人工成本、營銷成本、業(yè)務(wù)收入、人力資源等指標進行測算分析，合理確定外包價格，嚴格控制業(yè)務(wù)外包成本。第五，引入競爭機制，按照有關(guān)法律法規(guī)，遵循公開、公平、公正的原則，采用公開招標等適當方式，擇優(yōu)選擇承包方。第六，按照規(guī)定的程序和權(quán)限從候選承包方中擇優(yōu)做出選擇，并建立嚴格的回避制度和監(jiān)督處罰制度，避免相關(guān)人員在選擇承包方過程中出現(xiàn)受賄和舞弊行為。

（四）簽訂業(yè)務(wù)外包合同確定承包方后，企業(yè)應(yīng)當及時與選定的承包方簽訂業(yè)務(wù)外包合同，約定業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容和范圍，雙方權(quán)利和義務(wù)，服務(wù)和質(zhì)量標準，保密事項，費用結(jié)算標準和違約責任等事項。該環(huán)節(jié)的主要風險是：合同條款未能針對業(yè)務(wù)外包風險做出明確的約定，對承包方的違約責任界定不夠清晰，導(dǎo)致企業(yè)陷入合同糾紛和訴訟；合同約定的業(yè)務(wù)外包價格不合理或成本費用過高，導(dǎo)致企業(yè)遭受損失。

主要管控措施：第一，在訂立外包合同前，充分考慮業(yè)務(wù)外包方案中識別出的重要風險因素，并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低。第二，在合同的內(nèi)容和范圍方面，明確承包方提供的服務(wù)類型、數(shù)量、成本，以及明確界定服務(wù)的環(huán)節(jié)、作業(yè)方式、作業(yè)時間、服務(wù)費用等細節(jié)。

第三，在合同的權(quán)利和義務(wù)方面，明確企業(yè)有權(quán)督促承包方改進服務(wù)流程和方法，承包方有責任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻率，將外包實施的進度和現(xiàn)狀告知企業(yè)，并對存在問題進行有效溝通。第四，在合同的服務(wù)和質(zhì)量標準方面，應(yīng)當規(guī)定承包方最低的服務(wù)水平要求以及如果未能滿足標準應(yīng)實施的補救措施。第五，在合同的保密事項方面，應(yīng)具體約定對于涉及本企業(yè)機密的業(yè)務(wù)和事項，承包方有責任履行保密義務(wù)。第六，在費用結(jié)算標準方面，綜合考慮內(nèi)外部因素，合理確定外包價格，嚴格控制業(yè)務(wù)外包成本。第七，在違約責任方面，制定既具原則性又體現(xiàn)一定靈活性的合同條款，以適應(yīng)環(huán)境、技術(shù)和企業(yè)自身業(yè)務(wù)的變化。

（五）組織實施業(yè)務(wù)外包組織實施業(yè)務(wù)外包，是指企業(yè)嚴格按照業(yè)務(wù)外包管理制度、工作流程和相關(guān)要求，組織業(yè)務(wù)外包過程中人、財、物等方面的資源分配，建立與承包方的合作機制，為下一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)外包過程管理做好準備，確保承包方嚴格履行業(yè)務(wù)外包合同。企業(yè)在組織開展業(yè)務(wù)外包時，應(yīng)當根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同條款，落實雙方應(yīng)投入的人力資源、資金、硬件及專有資產(chǎn)等，明確承包方提供服務(wù)或產(chǎn)品的工作流程、模式、職能架構(gòu)、項目實施計劃等內(nèi)容。該環(huán)節(jié)的主要風險是：組織實施業(yè)務(wù)外包的工作不充分或未落實到位，影響下一環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)外包過程管理的有效實施，導(dǎo)致難以實現(xiàn)業(yè)務(wù)外包的目標。

主要管控措施：第一，按照業(yè)務(wù)外包制度、工作流程和相關(guān)要求，制定業(yè)務(wù)外包實施的管控措施，包括落實與承包方之間的資產(chǎn)管理、信息資料管理、人力資源管理、安全保密管理等機制，確保承包方在履行外包業(yè)務(wù)合同時有章可循。第二，做好與承包方的對接工作，通過培訓(xùn)等方式確保承包方充分了解企業(yè)的工作流程和質(zhì)量要求，從價值鏈的起點開始控制業(yè)務(wù)質(zhì)量。第三，與承包方建立并保持暢通的溝通協(xié)調(diào)機制，以便及時發(fā)現(xiàn)并有效解決業(yè)務(wù)外包過程存在的問題。第四，梳理有關(guān)工作流程，明確每個環(huán)節(jié)上的崗位職責分工、運營模式、管理機制、質(zhì)量水平等方面的要求。

（六）業(yè)務(wù)外包過程管理根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同的約定，承包方會采取在特定時點向企業(yè)一次性交付產(chǎn)品或在一定期間內(nèi)持續(xù)提供服務(wù)的方式交付業(yè)務(wù)外包成果。

由于承包方交付成果的方式不同，業(yè)務(wù)外包過程也有所不同，前者的業(yè)務(wù)外包過程是指承包方對產(chǎn)品的設(shè)計制造過程，后者的業(yè)務(wù)外包過程是指承包方持續(xù)提供服務(wù)的整個過程。該環(huán)節(jié)的主要風險是：承包方在合同期內(nèi)因市場變化等原因不能保持履約能力，無法繼續(xù)按照合同約定履行義務(wù)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包失敗和本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷；承包方出現(xiàn)未按照業(yè)務(wù)外包合同約定的質(zhì)量要求持續(xù)提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)等違約行為，導(dǎo)致企業(yè)難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包優(yōu)勢，甚至遭受重大損失；管控不力，導(dǎo)致商業(yè)秘密泄露。

主要管控措施：第一，在承包方提供服務(wù)或制造產(chǎn)品的過程中，密切關(guān)注重大業(yè)務(wù)外包承包方的履約能力，采取動態(tài)管理方式，對承包方開展日常績效評價和定期考核。第二，對承包方的履約能力進行持續(xù)評估，包括承包方對該項目的投入是否能夠支持其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量達到企業(yè)預(yù)期目標，承包方自身的財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力等綜合能力是否滿足該項目的要求。

第三，建立即時監(jiān)控機制，一旦發(fā)現(xiàn)偏離合同目標等情況，應(yīng)及時要求承包方調(diào)整改進。第四，對重大業(yè)務(wù)外包的各種意外情況做出充分預(yù)計，建立相應(yīng)的應(yīng)急處理機制，制定臨時替代方案，避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷。第五，有確鑿證據(jù)表明承包方存在重大違約行為，并導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包合同無法履行的，應(yīng)當及時終止合同，并指定有關(guān)部門按照法律程序向承包方索賠。第六，切實加強對業(yè)務(wù)外包過程中形成的商業(yè)信息資料的管理。

（七）驗收在業(yè)務(wù)外包合同執(zhí)行完成后需要驗收的，企業(yè)應(yīng)當組織相關(guān)部門或人員對完成的業(yè)務(wù)外包合同進行驗收。該環(huán)節(jié)的主要風險是：驗收方式與業(yè)務(wù)外包成果交付方式不匹配，驗收標準不明確，驗收程序不規(guī)范，使得驗收工作流于形式，不能及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)外包質(zhì)量低劣等情況，可能導(dǎo)致企業(yè)遭受損失。

主要管控措施：第一，根據(jù)承包方業(yè)務(wù)外包成果交付方式的特點，制定不同的驗收方式。一般而言，可以對最終產(chǎn)品或服務(wù)進行一次性驗收，也可以在整個外包過程中分階段驗收。第二，根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同的約定，結(jié)合在日?？冃гu價基礎(chǔ)上對外包業(yè)務(wù)質(zhì)量是否達到預(yù)期目標的基本評價，確定驗收標準。第三，組織有關(guān)職能部門、財會部門、質(zhì)量控制部門的相關(guān)人員，嚴格按照驗收標準對承包方交付的產(chǎn)品或服務(wù)進行審查和全面測試，確保產(chǎn)品或服務(wù)符合需求，并出具驗收證明。

第四，對在驗收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當立即報告，查明原因，視問題的嚴重性與承包方協(xié)商采取恰當?shù)难a救措施，并依法索賠。第五，根據(jù)驗收結(jié)果對業(yè)務(wù)外包是否達到預(yù)期目標作出總體評價，據(jù)此對業(yè)務(wù)外包管理制度和流程進行改進和優(yōu)化。

（八）會計控制會計控制是指企業(yè)應(yīng)當根據(jù)國家統(tǒng)一的會計準則制度，加強對外包業(yè)務(wù)的核算與監(jiān)督，并做好外包費用結(jié)算等工作。該環(huán)節(jié)的主要風險是：缺乏有效的業(yè)務(wù)外包會計系統(tǒng)控制，未能全面真實地記錄和反映企業(yè)業(yè)務(wù)外包各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)流失或貶損；業(yè)務(wù)外包相關(guān)會計處理不當，可能導(dǎo)致財務(wù)報告信息失真；結(jié)算審核不嚴格、支付方式不恰當、金額控制不嚴，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。