當(dāng)今的時代是以經(jīng)濟全球化和世界經(jīng)濟一體化為特征的新經(jīng)濟時代,產(chǎn)品日新月異,生命周期日趨縮短,企業(yè)面臨的競爭日趨激烈。為了適應(yīng)更快速的技術(shù)革命,迎接知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn),積極參與世界競爭,許多企業(yè)都制定了新的發(fā)展戰(zhàn)略和競爭策略,在進行組織戰(zhàn)略調(diào)整的同時,都積極進行組織結(jié)構(gòu)及管理方式的變革和創(chuàng)新,努力朝著柔性化、扁平化、虛擬化的方向發(fā)展。變革過程中,在組織中占有核心地位的人事部門首先要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型,即由傳統(tǒng)的行政事務(wù)部門轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織的戰(zhàn)略伙伴與合作者。如何實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)型,實踐證明,人事外包是促進人事部門進行有效轉(zhuǎn)型的“催化劑”,通過人事外包,能夠幫助企業(yè)“瘦身”,改善運行模式,有效提高企業(yè)運行效率,贏得競爭優(yōu)勢。人事外包是全球經(jīng)濟一體化、信息技術(shù)發(fā)展和社會化大分工的必然產(chǎn)物,它的出現(xiàn)將會對新時代企業(yè)的發(fā)展帶來新的管理模式,同時也對從事人事管理工作的人員提出了新的要求。本文從人力資源管理現(xiàn)狀、人事外包的內(nèi)容、人事外包的優(yōu)勢、人事外包風(fēng)險規(guī)避及人事部門的轉(zhuǎn)型要求等五個方面進行分析,對人事外包這一新型管理模式進行了全面闡述。
1 、企業(yè)人力資源管理工作的現(xiàn)狀
人力資源管理這一名詞作為一個“舶來品”,自引入中國以來,對中國的人事管理工作帶來了巨大的理念沖擊。仿佛一夜之間,各企業(yè)負責(zé)人事管理工作的“人事部”、“綜合部”、“政工科”等等沿用了幾十年的傳統(tǒng)名稱統(tǒng)統(tǒng)改成了“人力資源部”,開始了與世界的“接軌”,可事過多年之后卻發(fā)現(xiàn),我們只是實現(xiàn)了概念上的“接軌”,實際內(nèi)容卻一直在“脫軌”,許多人力資源部門仍然沿用過去的工作思路和工作方法,無休止地做著人員招聘、檔案管理、員工培訓(xùn)、工資發(fā)放等傳統(tǒng)型、事務(wù)性的繁瑣復(fù)雜工作,日復(fù)一日,年復(fù)一年,忙忙碌碌,卻收效甚微,絲毫沒有成就感,甚至還會出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)不滿意、員工有意見的情形,從事此項工作的人員也倍感委屈,做了大量工作卻得不到認可,影響了工作積極性。
2 、人事外包是促進人事部門轉(zhuǎn)型的有效途徑
人力資源部門如何擺脫以上困境,實現(xiàn)真正的世界接軌,充分體現(xiàn)人力資源管理的價值,筆者認為“刪繁從簡”的工作思路,即通過“人事外包”可以解決這一難題。人事外包即將人力資源管理工作中常規(guī)性、事務(wù)性的非核心業(yè)務(wù)委托專業(yè)的人事外包機構(gòu)進行管理,通過人事外包,企業(yè)把不具有競爭優(yōu)勢的非核心業(yè)務(wù)剝離出去,集中優(yōu)勢資源發(fā)展具有“比較優(yōu)勢”的核心業(yè)務(wù),這樣人事部門就可以輕裝上陣,專門開展人力資源開發(fā)、提升企業(yè)價值等戰(zhàn)略性工作,真正實現(xiàn)自身“轉(zhuǎn)型”,從而達到降低人力成本、實現(xiàn)效益最大化的目的。 早在上世紀70年代,美國就出現(xiàn)了大量的專業(yè)PEO公司,這些公司是企業(yè)的聯(lián)合經(jīng)營者,為客戶公司承擔(dān)有關(guān)工資發(fā)放、代繳保險、員工檔案、招聘錄用、培訓(xùn)等日常管理工作,專門為企業(yè)提供人事方面的事務(wù)性服務(wù)。經(jīng)過多年發(fā)展,人事外包這一業(yè)務(wù)在西方發(fā)達國家現(xiàn)已比較成熟,而在我國才剛剛起步,但發(fā)展勢頭良好,一些企業(yè)已經(jīng)開始全面與人事外包機構(gòu)進行合作,取得了明顯的效果。目前,我國人事外包的主要內(nèi)容包括:負責(zé)勞動合同或勞務(wù)合同的審查、簽訂、解除和終止有關(guān)事項的辦理;負責(zé)員工工資的計算與發(fā)放;負責(zé)辦理社會保險參保和住房公積金存儲業(yè)務(wù);協(xié)助客戶處理工傷、死亡事故;受用人單位委托招聘派遣崗位所需人才;配合客戶進行員工的基礎(chǔ)性培訓(xùn)等。
3 、人事外包的優(yōu)勢
近年來,人事外包業(yè)務(wù)越來越得到社會的認可,實踐證明,通過人事外包可以做到:
一能幫助人力資源部門從繁重的重復(fù)性事務(wù)中解脫出來,專注于核心的戰(zhàn)略性工作,從而提升人力資源管理的高度和核心競爭力。
二能減少人力成本,有效降低人事管理的直接費用和間接費用。人事外包幫助企業(yè)選擇更合適和性價比更高的專業(yè)服務(wù),并有可能讓企業(yè)用很低的投入來運行更先進的信息系統(tǒng),進行更高效率的人事管理,降低企業(yè)的人事管理費用。同時人事外包服務(wù)機構(gòu)憑借其規(guī)模效應(yīng),可以降低單位人事運作成本,為企業(yè)提供經(jīng)濟合適的有效服務(wù)。
三能規(guī)范人事管理,有效避免用工風(fēng)險。加入世貿(mào)組織后,我國就加快了與世界接軌的步伐,相關(guān)勞動法律法規(guī)不斷健全和完善,這就要求企業(yè)在人事管理方面要嚴格遵守國家的法律法規(guī),日常管理做到制度化、法制化和規(guī)范化,以免引起不必要的勞動糾紛和政府制裁,影響企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。完善的人事外包服務(wù)可以幫助企業(yè)迅速而規(guī)范地處理各種事務(wù),提供咨詢服務(wù),有效規(guī)避各種風(fēng)險。
四能簡化工作流程,提高工作效率。專業(yè)的人事外包能為企業(yè)提供“一站式”服務(wù),同時提供清晰而完善的工作報告。代表企業(yè)協(xié)調(diào)與外部機構(gòu)和單位的關(guān)系,處理日常事務(wù)。這就可以大大簡化企業(yè)的人事工作流程,人事部門只需要進行統(tǒng)籌規(guī)劃和質(zhì)量監(jiān)督,有更多的精力投入到人力資源戰(zhàn)略上去。
五能提高員工滿意度和忠誠度。人事外包服務(wù)機構(gòu)代表企業(yè)為員工提供專業(yè)的法律法規(guī)以及企業(yè)用人制度的咨詢服務(wù),協(xié)調(diào)企業(yè)和員工的關(guān)系并維護兩者的利益,為員工帶來全面周到的服務(wù),讓員工感受企業(yè)關(guān)懷,解除后顧之憂,增強員工的企業(yè)歸屬感,提高員工的忠誠度,激發(fā)員工的潛能,為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。
六能使組織結(jié)構(gòu)更簡化,更具靈活性,提高了企業(yè)對風(fēng)險的應(yīng)變能力。人事外包后,可以促進組織結(jié)構(gòu)變革,使組織結(jié)構(gòu)更加扁平化,扁平化的組織結(jié)構(gòu)可以有效提高企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞速度,提高執(zhí)行力,從而增強企業(yè)應(yīng)對外界變化和抗風(fēng)險的能力。
4 、人事外包的風(fēng)險規(guī)避
對眾多國內(nèi)企業(yè)而言,人事外包還是一種新生事物,還在探索發(fā)展階段,由于其發(fā)展還不完善,所以這一業(yè)務(wù)在給企業(yè)帶來好處的同時,也存在著潛在的風(fēng)險。主要表現(xiàn)在:如外包服務(wù)商選擇不當(dāng),會造成商業(yè)秘密泄露的風(fēng)險;如測算失誤,會造成人力資源管理費用不降反增的風(fēng)險;如外包內(nèi)容選擇不當(dāng),會對企業(yè)經(jīng)營管理帶來不必要麻煩的風(fēng)險;如宣傳力度不夠,會造成員工心理恐慌的風(fēng)險等。
為避免以上風(fēng)險,企業(yè)在開展人事外包業(yè)務(wù)時,應(yīng)早作準備,未雨綢繆,做好可行性分析,有效降低風(fēng)險。具體措施如下:
一是慎重選擇外包服務(wù)機構(gòu)。外包服務(wù)機構(gòu)的選擇是人事外包管理過程中非常重要的一個環(huán)節(jié)。在選擇外包服務(wù)機構(gòu)時,要重點考察該機構(gòu)的資質(zhì)、信譽、規(guī)模、專業(yè)化程度、工作經(jīng)驗等情況,同時向該機構(gòu)的服務(wù)客戶了解其真實信息,選擇那些合法的、信譽好的、專業(yè)化程度高的、有豐富工作經(jīng)驗的機構(gòu)作為本企業(yè)長期的合作伙伴。
二是要精心測算成本。在企業(yè)準備實施人事外包之前,必須進行成本效益分析,以確定某一職能是否真的適合外包。進行成本分析時,首先要確定收費標準是否合理,然后將現(xiàn)有人員完成某個特定任務(wù)的人力成本與管理費用,包括員工薪酬福利、培訓(xùn)費用、所需資源等與外包的成本進行比較,通過比較分析和科學(xué)測算,力求實現(xiàn)效益最大化。
三是要加強溝通交流。首先做好與員工的溝通。當(dāng)某項人力資源人事管理職能外包后,原來負責(zé)該項業(yè)務(wù)的員工可能被調(diào)崗或被辭退,因此,在人事外包前,企業(yè)管理者應(yīng)與員工進行充分溝通,做好解釋說明,應(yīng)當(dāng)讓員工了解,企業(yè)已經(jīng)做好規(guī)劃,已為他們制定了切合實際的發(fā)展方案和培訓(xùn)計劃,以消除員工的緊張感和壓力感,取得員工的信任和支持;其次,做好與外包服務(wù)商的溝通,讓外包服務(wù)商充分了解企業(yè)文化,關(guān)注企業(yè)需求,明確雙方的權(quán)利與義務(wù),以此降低企業(yè)的風(fēng)險,避免給企業(yè)造成不必要的損失。
四是要分清主次業(yè)務(wù)。進行人事外包時,企業(yè)一定要合理安排自己的外包項目,必須懂得主次之分,對于企業(yè)的核心職能,一定要由企業(yè)自己牢牢掌握,而對一些非核心項目,則可以適當(dāng)?shù)目紤]通過人事外包這種工具,幫助企業(yè)減少繁瑣的工作,使企業(yè)更加專注與企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展。 五是要加強監(jiān)督。在外包過程中,企業(yè)應(yīng)采取有效措施對外包服務(wù)商進行監(jiān)督檢查,加強過程指導(dǎo),建立考核體系和風(fēng)險預(yù)警管理體系,防患于未然,以減少企業(yè)的損失。
5、 人事外包后,人事部門的轉(zhuǎn)型方向和相關(guān)要求
5.1人事部門的轉(zhuǎn)型:人事外包后,人事部門則可以從他們所必須應(yīng)該完成的法定性、事務(wù)性、繁瑣的工作中解脫出來,從而把精力投入到更有價值的核心業(yè)務(wù)方面。企業(yè)的人事部就可以借助外包實現(xiàn)其功能和職能的轉(zhuǎn)變,即企業(yè)傳統(tǒng)的人事管理功能向人力資源管理乃至向戰(zhàn)略性人力資源管理轉(zhuǎn)換,把企業(yè)的人事部的從經(jīng)營輔助地位提升到企業(yè)的戰(zhàn)略經(jīng)營伙伴的地位。外包以后,人力資源部的業(yè)務(wù)只會更專業(yè)、更深化,任務(wù)更繁重,地位更重要,工作重點將會更側(cè)重于企業(yè)內(nèi)的人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃和策略,根據(jù)企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略提供相應(yīng)的諸如組織結(jié)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)力、人才儲備以及與其相適應(yīng)的激勵機制等管理職能,從經(jīng)營人力資本的角度來提高企業(yè)的核心競爭力。
5.2人事工作人員的轉(zhuǎn)型:
企業(yè)人事部職能和功能的轉(zhuǎn)變,必然會要求從業(yè)人員轉(zhuǎn)變角色與之相匹配,即完成從人事事務(wù)管理員到企業(yè)戰(zhàn)略伙伴、文化價值的塑造者和管理咨詢提供者的轉(zhuǎn)變,這對從業(yè)人員提出了更高的素質(zhì)要求。
首先,人力資源從業(yè)人員應(yīng)該是專才。人力資源從業(yè)人員應(yīng)該是半個勞動法專家,通曉國家勞動法律法規(guī),并能運用法律知識預(yù)防和解決勞動關(guān)系問題;同時應(yīng)該熟練掌握現(xiàn)代人力資源管理理論和操作流程,做到理論聯(lián)系實際,以切實提高個人專業(yè)素質(zhì)和人力資源戰(zhàn)略眼光,使人力資源工作更加職業(yè)化。
其次,人力資源從業(yè)人員還應(yīng)該是通才。要想真正實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略伙伴和管理咨詢者角色的轉(zhuǎn)變,只是專才還不能勝任,還應(yīng)該是通才。即人力資源從業(yè)人員除了有專業(yè)上的深度外,還應(yīng)該多增加知識的廣度,要精通一門外語,熟知營銷、采購、財務(wù)、工程等方面的業(yè)務(wù),多參加一些培訓(xùn)課程,多方面豐富自己,從而真正發(fā)揮參謀和顧問的作用。
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